Этапы организации работ над новой редакцией книги памяти.

Работа над новой редакцией книги памяти процесс продолжительный и будет разбит на несколько этапов.

1 этап. На первом этапе необходимо:
 в имеющихся районных БД привести в соответствие с современным административно-территориальным делением данные мест рождения (только тех, которые указаны в БД) и добавить в БД информацию о местах увековечивания имён уроженцев районов в местах их рождения – местных мемориалах
 добавить в записи Героев Советского Союза и Полных Кавалеров ордена Славы соответствующую информацию, в случае отсутствия таковой в БД
 выявить записи, которые были дополнены/уточнены в 11-м и 12-м томах книги «Память. Пензенская область»
 провести инвентаризацию воинских мемориалов, захоронений в населённых пунктах районов, составление их учётных карточек (по предоставленному образцу).
 установить местные источники данных на участников войны.
Длительность этапа от недели до 1 месяца.
2 этап. По окончании первого этапа исправленные БД возвращаются в Комитет по делам архивов, будет произведена проверка внесённых районами изменений в районные БД, новая перекомпиляция общей БД и новое разделение на районные БД, по готовности новые БД будут передаваться в районы.
Длительность этапа от недели до 2 недель.
3 этап. Формируются районные книги памяти. Информация районных книг памяти размещается на сайтах областной и районных администраций, музеев, библиотек (или других предусмотренных для этого ресурсах). Об этом информируется население (через областные, районные СМИ, интернет-ресурсы и пр.).
Длительность этапа до 2 недель.
4 этап. Формирование электронных личных дел фронтовиков, выверка и уточнение данных. Информация о проведении выверки данных на участников Великой Отечественной войны должна публиковаться постоянно (с указанием контактных данных областных, районных редакций по выверке данных), чтобы получать обратную связь от населения.
Длительность этапа от 6 месяцев до 2 лет.
5 этап. На основании выявленных при выверке данных о местах службы фронтовиков уточнение судеб пропавших без вести в ЦА МО. На основании сформированных списков мест захоронений их уточнение в регионах нахождения воинских захоронений.
Длительность этапа от 3 месяцев до 1 года.
6 этап. Создание и выпуск 3-й редакции книги памяти Пензенской области.

Организация работ над новой редакцией книги памяти.

Работа по выверке данных участников войны предполагает взаимодействие большого количества участвующих  в ней людей, органов, учреждений, организаций. Так как количество выверяемой информации составляет более 300 000 персоналий участников войны (не вернувшихся и вернувшихся с войны), на каждого из которых необходимо проверить и состыковать между собой иногда более десятка различных документов, то идеальным инструментом для организации таких работ является единая база данных, с которой могли бы работать одновременно (в реальном времени) все заинтересованные стороны. К сожалению, пока такого инструмента нет, поэтому предлагается работать с единой базой данных, но в режиме разделения по времени и месту. Такая организация работ потребует строгой дисциплины и регламентации, так как несоблюдение единых правил работ на любом из этапов приведёт к лавинообразному увеличению в дальнейшем процедур состыковки и выверки созданных на разных этапах работ массивов информации.
Вышеприведённые примеры проблем данных книг памяти Пензенской области иллюстрируют проблемы при выверке данных на участников войны: это сложности в установлении установочных данных, дат и мест рождения, мест призыва, выбытия, захоронения и, главное, их судеб. Повторю некоторые цифры по 10-и томам книги памяти Пензенской области, характеризующие масштаб проблем. При общем числе персоналий в 10-ти томах книги памяти 187 490:
       - не установлена судьба - 90 677 персоналий (более 48%);
       - не указано точное место рождения - 52 367 персоналий (около 28%);
       - не указано точное место захоронения - 50 463 персоналий из 96 837 значащихся в книге погибшими, умершими от ран и болезней (более 52%);
       - не установлена дата рождения - 19 654 персоналий (более 10%).

А по итогам более чем 10-летнего опыта по уточнению судеб защитников Отечества можно констатировать, что уточнение данных требуется, практически, по каждому участнику войны.
В целом, уже 1-10 тома книги памяти сформировали полную базу данных фронтовиков, которые в большинстве своём не вернулись с фронтов Великой Отечественной войны. Выявление новых имён – редкость, речь идёт о единицах, даже долях процентов, что лежит в рамках допустимой погрешности. А так как в региональные книги памяти изначально предполагалось внесение данных о мобилизованных/призванных исключительно в данном регионе, то в настоящее время как вновь выявленные в книги памяти заносятся, в основном, данные о фронтовиках – уроженцах региона, но призванных за его пределами. Поэтому в случае выявления данных на призванных в Пензенской области, которые не находятся в 1-10 томах книги памяти, необходимо особо тщательно проверять эти данные на искажения в установочных данных.
Важно. Здесь необходимо повторно отметить, что по окончании формирования картотеки фронтовиков для включения в книгу «Память. Пензенская область.», она была проверена сотрудниками госбезопасности и из неё были изъяты карточки пензяков, на которых имелись сведения о сотрудничестве с фашистами, изменников Родины и пр.. По имеющимся неофициальным сведениям, таковых оказалось более 2,5 тысяч человек. Официально цифры не озвучивались, компетентные сотрудники говорят, что данные цифры завышены.
Для проведения работ по выверке данных на участников войны спроектирована База Данных фронтовиков, связанных с Пензенской областью, не вернувшихся с войны, имена которых внесены в 1-12 тома книги «Память. Пензенская область» (далее БД). БД создана на основе таблиц Excel – это наиболее простой и удобный в использовании формат, требующий элементарных навыков работы, но при этом с достаточно большим набором возможностей по работе с большими объёмами однообразных данных. Оцифрованные данные 9-и томов были получены в 2010г. в ПГУ, ранее являлись основой наполнения сайта (в данный момент не функционирующего) книги памяти Пензенской области, размещавшегося по адресу http://alice.pnzgu.ru/pm . Данные 10-го тома получены путём программного распознавания текста после сканирования печатной версии книги памяти, многие ошибки распознавания были выявлены и исправлены, но из-за большого объёма информации могут встречаться и до сих пор. Данные 11-го и 12-го (готовящегося к печати) томов предоставлены госархивом Пензенской области и приведены в соответствие структуре БД. Так как изначально последние 2 тома не предполагалось включать в состав БД, то времени на исключение из БД записей, которые были дополнены/уточнены в 11-12 томах, не было, поэтому эту работу предстоит проделать в районах.


Илл.1-2

В БД выявлены и исправлены многочисленные ошибки, описки полученных исходных данных. Помечены подчёркиванием поля записей, дополненные/уточнённые в 10-м томе КП ПО. Красным цветом в тексте помечены либо уже исправленные данные (более 91 000 полей), либо содержимое данного поля вызывает сомнения (требует уточнения). Синим цветом помечены добавленные данные, отсутствующие в исходных записях, исправленные сокращения (более 366 000). Записи в БД отсортированы в алфавитном порядке (по Ф.И.О), им присвоена сквозная нумерация.
Частично приведены в соответствие названия адм.-тер.единиц. Исправлены названия Беднодемьяновского, Кондольского районов и соответствующих РВК на актуальные, Беднодемьяновск заменён на Спасск, Ленинград на Санкт-Петербург, Сталинград на Волгоград и т.д..
Частично исправлены буквы «е» на «ё» в фамилиях (Богатырёв, Горбачёв, Фёдоров), именах (Пётр, Селивёрст, Семён, Фёдор и т.п.), отчествах (Семёнович, Фёдорович и т.п.), названий тер.-адм. единиц (г.Гёдёллё, г.Дьёр, г.Жёлтые Воды, г.Кёрменд, г.Кишкёрёш, г.Могилёв, г.Орёл и пр.).
Набор данных в БД увеличен по сравнению с книгами «Память. Пензенская область», которые предполагается частично использовать в структуре новой редакции книг памяти (фото, в/должность, место в/службы и награждения), другие будут использованы в дальнейшем в качестве инструментария для выверки данных и установления судеб фронтовиков.
В настоящее время существуют возможности по выявлению и сбору фотографий военнослужащих. Фотографии позволяют дополнить сухую справочную информацию визуальным образом, «очеловечить» скупую статистическую информацию книг памяти. К сожалению, не найден гарантированный способ закрепления изображений в конкретном поле БД. Кроме того, из-за значительного увеличения размера БД при размещении в них изображений и, соответственно, уменьшения устойчивости работы с ними, увеличении времени отклика (из-за чего пришлось отказаться от использования и сетки в БД, что приводит к усложнению визуальной работы с БД, но не критичному), поэтому добавлено поле с отметкой о наличии персональных фотографий, а не самих фото. Сами фотографии будут храниться в электронных личных делах.
В БД добавлены данные о сельсоветах, в которые входил нас.пункт места рождения во время войны и входит в настоящее время, чтобы дополнительно уменьшить вероятность ошибочного указания нас.пункта места рождения.
Поле «Особый статус (ГСС, ГСТ, ПКОС)» используется для указания особо отличившихся военнослужащих в книге памяти: Героев Советского Союза (ГСС), Героев Социалистического Труда (ГСТ, для раздела с вернувшимися с войны), полных кавалеров ордена Славы (ПКОС).
После войны производилось масштабное укрупнение воинских захоронений, поэтому нередко место современного и первичного захоронения различаются. Нередко из-за ошибок современное и первичное захоронения разделяют десятки и даже сотни километров, что сигнализирует об ошибочности увековечивания защитника Отечества. Для установления и выверки современного места захоронения добавлены поля с информацией о современном месте захоронения, соответствии данного захоронения месту первичного захоронения и наличии в этом захоронении имени военнослужащего (с целью в дальнейшем увековечивания имён всех защитников Отечества в местах современных захоронений).
Основная проблема в уточнении судеб пропавших без вести – отсутствие данных о воинской части, в которой служил военнослужащий, что не позволяет осуществлять установление судьбы военнослужащих в Центральном Архиве минобороны РФ (далее ЦА МО). Поэтому в структуру данных добавлены поля с данными по мобилизации/призыву, сведениями о последнем месте службы и гос.наградам. Выявленные данные о месте службы позволят в дальнейшем запрашивать данные о судьбе военнослужащих в ЦА МО.
Поля с данными мемориалов по месту рождения добавлены с целью сверки данных мемориалов с данными книг памяти и их взаимного уточнения.
В электронных личных делах для передачи в дальнейшем в минобороны РФ с целью объединения разрозненных документов в персональные сводные записи на ресурсах ОБД Мемориал, портала «Память народа», добавлены поля с данными идентификационных номеров записей (ID и № записей) в ОБД Мемориал и ЭБД Подвиг народа, относящихся к каждому фронтовику. Эти данные по окончании работ с электронными личными делами будут перенесены в БД.
Важно. БД удобны в работе, но требуют внимательности, так как позволяют легко и просто практически мгновенно заменять значения как единичных полей, так и большого объёма данных, позволяя также легко эти изменения и отменять. Однако, ответственность за такие изменения ложится целиком и полностью на пользователя и так как изменение значений полей в большинстве случаев происходит без подтверждения, то пользователь может легко изменить БД, не заметив этого, если не будет внимателен при работе с БД на компьютере. Будьте, пожалуйста, внимательны при работе с БД! Если Вы не уверены в правильности последнего действия, отмените его и проделайте его вновь.

администратор сайта Всенародной книги памяти Пензенской области Дворянкин С.А.
(из доклада на семинаре Комитета по делам архивов Пензенской области по созданию районных книг памяти. 22.02.2020г.)

Работа с электронными личными делами (ЭЛД).

Как уже было показано выше, в книге памяти достаточно много недостающей информации, которую ещё предстоит выяснить. Наряду с этим в книге памяти много и ошибок, неточностей, искажений, как это было показано на примере мест рождения. Это связано с тем, что, в основном, данные для книги памяти были получены путём оцифровки из донесений военного и послевоенного времени, которые заполнялись как в местах призыва (так называемые «подворовые опросы» - проводившаяся после войны в местах проживания родных выверка данных на не вернувшихся с войны военнослужащих), так и в условиях боевых действий писарями, не знакомыми с местными особенностями фамилий и тер.-адм. единиц, что часто приводило ко многим искажениям, к тому же и не у всех писарей почерк был филигранный. А нередко, например, место захоронения указывалось в донесениях очень скупо: Орл.обл. д.Алексеевка или Курская обл. с.Каменка, что с учётом серьёзных последующих изменений адм.тер.деления в стране приводило к обозначению местом захоронения нас.пункта, находящегося от реального места на многие десятки, а иногда и на сотни километров. Такие ошибки встречаются как в книгах памяти, так и в карточках захоронений.
Нередко годы рождения в книге памяти и в донесениях разнятся и при этом невозможно только на основании имеющихся в публичном доступе документов установить верный год рождения.
На момент написания данного материала экспертами сайта всенародной книги памяти Пензенской области выявлено более 1 470 защитников Отечества, значащихся в книге памяти, выпущенной в 1990-е годы, погибшими, пропавшими без вести, но при этом вернувшихся с войны.
Поэтому надо понимать, что без скрупулёзной выверки всех данных каждого участника войны невозможно навести порядок ни в книгах памяти, ни в списках захоронений, не получится подсчитать и точные боевые потери.
Поэтому на каждого участника войны необходимо заводить личное дело, где будет аккумулироваться вся информация, которую возможно собрать из всевозможных источников на данного человека. Электронное личное дело – это отдельная электронная папка, которой присваиваются полные Ф.И.О. и год рождения персоналии, например, как в приложенном электронном личном деле Аитова И.М., 1902г.р.  – папка будет, соответственно, называться, Аитов Ибрагим Мухамеджанович 1902. В папке размещается одноимённый основной файл личного дела (далее ОФЛД) формата Excel, содержащий все имеющиеся данные о человеке, и сопутствующие файлы с изображениями, фотографиями, сканами, текстовыми данными и пр., относящимися к данному человеку, которые будут собраны. Данная папка, в свою очередь, размещается в электронной папке, поименованной по названию нас.пункта места рождения человека. Папка нас.пункта размещается в эл.папке с названием с/совета, в котором находится данный нас.пункт, а папка с/совета размещается в папке района, т.е. электронный каталог должен выглядеть следующим образом:

Илл.1
Новый ОФЛД создаётся на основе имеющихся в разосланных материалах файлов Аитов И.М. или Аббясов И.Х., сохранив любой из этих файлов под необходимым наименованием. Во вновь созданный ОФЛД копированием переносится соответствующая запись из БД. Если на данного человека выявляется несколько записей в БД, то переносятся все, как, например, в случае с имеющимся в рассылке файле Аббясов Исхак Хасанович 1909 (трижды занесён в книгу памяти с различными Ф.И.О. и годом рождения):

Илл.2

Копированием под отметкой на красном фоне «Итоговая запись» здесь же размещается копия наиболее подходящей записи (которую менее всего необходимо редактировать), шрифт которой изменяется на чёрный:

Илл.3
Остальные записи из БД в ЭЛД помечаются как исключённые – сокращённо «искл.». Далее размещаем на этом же листе ОФЛД внизу данные из ОБД Мемориал и ЭБД Подвиг народа, начиная с №1 и далее по порядку. Для этого копируются 4 поля записи БД с данными Ф.И.О. и года рождения из БД и вставляются в общую поисковую строку сайтов ОБД «Мемориал» https://obd-memorial.ru , ЭБД «Подвиг народа» http://www.podvig-naroda.ru либо портала «Память народа» https://pamyat-naroda.ru и осуществляется поиск.

Илл.4
Если такой поиск не позволяет найти первичные документы о безвозвратных потерях или награждениях, тогда далее нужно разнести данные Ф.И.О. и года рождения в соответствующие поля поисковой формы, удалив их из общей поисковой строки, и пробовать искать либо, заменяя окончание слов звёздочкой «*», например, вместо фамилии Абасов искать Аб* или вместо имени Исхак искать Ис*, либо подбирая варианты написания Ф.И.О.. Это необходимо делать из-за большого количества искажений Ф.И.О. и других установочных данных в первичных документах, что не позволяет их найти.
Примечание. Начинающим исследователям предпочтительнее начинать работу с портала «Память народа», там организован более дружелюбный интеллектуальный поиск, а наиболее полезен портал в установлении мест захоронений военнослужащих, имеющиеся в инструментарии портала отчётные карты боевых действий оказывают в этом бесценную помощь (но об этом ниже).
Однако, нужно понимать, что предоставленные БД настроены на работу с ОБД Мемориал и ЭБД Подвиг народа. Это сделано из-за того, что портал Память народа использует документы о потерях и награждениях этих ресурсов, не имея своих, новые документы загружаются на портал Память народа порой с задержкой и портал не содержит в отрытом виде номера записей, используемых в ОФЛД для формирования адресных ссылок на документы, а в дальнейшем для формирования сводных записей на вышеуказанных ресурсах министерства обороны.
Итак, после того, как документы на данного человека найдены, они копированием поочерёдно переносятся в ОФЛД.

Илл.5

Илл.6
Примечание. Вставлять копируемые данные необходимо, строго начиная с соседней ячейки справа от указателя «Вставьте запись-->». После вставки данных в ОФЛД ID (с ОБД Мемориал) и № записи (с ЭБД Подвиг народа) должны оказаться строго в соседней ячейке справа от соответствующих указателей: ID--> и № записи:-->. Если данные скопированы правильно, то в соответствующих полях над записями должны автоматически появиться адресные ссылки на страницы, с которых скопированы данные.
После добавления данных из ОБД Мемориал и ЭБД Подвиг народа на листе под итоговой записью появятся автоматически сформированный список адресных ссылок на страницы добавленных документов:

Илл.7
ID и № записей необходимо копированием продублировать в итоговой записи ОФЛД в соответствующие поля.
Примечание. Для быстрого перемещения по листу пользуйтесь вместо листания и прокрутки вертикальным и горизонтальными ползунками:

Илл.8
Имеющиеся в вашем распоряжении дополнительные документы в графическом виде размещаются на листе ОФЛД «Доп.док-ты», если оцифровка документов отсутствует, то производится оцифровка информации на данного человека:

Илл.9. Аитов И.М.
По окончании размещения в ОФЛД документов, материалов, фотографий дооформляется итоговая запись на основном листе, куда добавляется новая выявленная доп.информация. Наименования имеющихся доп.документов, иллюстрирующих изображений, фотографий и других материалов дублируются на основном листе ОФЛД в разделе «Дополнительные документы, материалы, фотографии». Там же, на основном листе, в разделе «Информация, требующая уточнения» указываются данные, требующие уточнения:

Илл.10
На листе «Итоговая запись» ОФЛД в процессе наполнения данными строки итоговой записи на основном листе автоматически формируется итоговая запись в компактном виде, которая по окончании заполнения соответствующих полей на основном листе примет следующий вид:
   
Илл.11
Завершается работа с личным делом копированием на сайт всенародной книги памяти поочерёдно данных ОБД Мемориал, ЭБД Подвиг народа (копируются и переносятся сразу все имеющиеся на листе записи), доп.материалы, документы и итоговая запись с листа «Итоговая запись», после чего адрес созданной персональной страницы копируется в итоговую запись на основном листе ОФЛД.
По окончании работы с личным делом строка итоговой записи копированием переносятся в БД.
Примечание. Помните, что своевременно должны заполняться поля итоговой записи на основном листе ОФЛД: «Дата создания итоговой записи», «Дата последнего редактирования итоговой записи», «Исполнитель», «Дата проверки», «Проверил».